Manual QISSA v2.5 · Bab 7 dari 14

Modul survei

QISSA menyediakan 11 instrumen survei baku. Dari instrumen itu, LPM membuat Google Form, membagikannya, lalu mengolah hasilnya menjadi laporan Google Docs dengan dua menu. Instrumen tersimpan di tab Instrumen dan Butir pada LPM Master; butir lengkapnya ada di tab Butir Instrumen dokumen ini.

Inti = lazim diminta pada akreditasi program studi oleh BAN-PT maupun LAM. Nomor tabel dan istilahnya berbeda antar-instrumen akreditasi, jadi cocokkan dengan instrumen LAM program studi Anda. Semua butir berskala memakai empat tingkat (4 = terbaik), sehingga hasilnya langsung bisa dipindah ke tabel akreditasi yang memakai empat kategori.

Daftar lengkap 140 butir untuk ditelaah: Butir Instrumen

Alur LPM

1. Isi jadwal di tab Survei: Tahun, Kode Instrumen, Unit ID, dan Periode. Kosongkan Unit ID untuk survei tingkat PT; responden lalu memilih unitnya di Form, dan laporan memuat hasil per unit.

2. Jalankan QISSA → 5. Buat Google Form survei. Setiap baris mendapat Form dan spreadsheet respons di folder tujuan. URL Pengisian dan status Dibuka diisi otomatis. Untuk membuat Form semua instrumen sekaligus di tingkat PT, pakai menu 5a: pilih semua instrumen aktif (Ya) atau instrumen Inti saja (Tidak); baris jadwalnya ditambahkan ke tab Survei secara otomatis dan Periode diambil dari Periode Survei di _config.

3. Bagikan URL Pengisian kepada responden. Survei mahasiswa, dosen, dan tendik dibatasi ke akun domain institusi, sedangkan survei pengguna lulusan, alumni, dan mitra terbuka untuk akun luar. Bila kampus tidak memakai Google Workspace, isi Batasi Login Domain Survei = Tidak di _config agar semua Form terbuka.

4. Saat periode berakhir, ubah Status menjadi Ditutup.

5. Jalankan QISSA → 6. Olah hasil survei & buat laporan. Menu ini menghitung indeks per aspek, butir, dan unit/kelompok, lalu membuat atau memperbarui laporan Docs (tautannya tetap). Hasilnya juga mengisi REKAP_SURVEI dan Dashboard, serta mengirim ringkasan ke tab Survei file unit. Menu ini boleh dijalankan berkali-kali selama survei berjalan.

Tampilan Form: header PT (opsional, sekali saja)

Google tidak mengizinkan skrip memasang gambar header atau warna tema Form. Karena itu QISSA memakai Form templat: header dipasang manual satu kali, lalu setiap Form survei dibuat dengan menyalin templat itu.

1. Siapkan gambar header. Buka QISSA_Header_Form_Templat.pptx, ganti lingkaran Logo PT dengan logo PT, isi nama PT dan nama LPM, lalu ekspor slide sebagai PNG. Identitas kecil "Dikelola dengan QISSA" dibiarkan.

2. Jalankan QISSA → Siapkan Form templat survei (header). QISSA membuat Form templat di folder tujuan dan mencatat tautannya di _config → URL Form Templat.

3. Buka Form templat, klik ikon palet (Sesuaikan tema), pilih Header → unggah PNG tadi, dan atur warna tema (#1F4E79 atau warna PT).

4. Jalankan menu 5 atau 5a seperti biasa. Ringkasan menu menyebut berapa Form yang dibuat dari templat.

Isi Form templat (judul, deskripsi, pertanyaan contoh) selalu dihapus dari setiap salinan, dan respons di templat tidak ikut. Mengganti header di Form templat hanya berlaku untuk Form yang dibuat sesudahnya. Jangan hapus Form templat. Bila URL Form Templat kosong atau tautannya bermasalah, Form tetap dibuat polos dan alasannya ditulis di ringkasan menu serta di Hasil_Periksa.

Membaca hasil

• Indeks = rata-rata skor ÷ 4 × 100. Nilai ini bisa dipakai sebagai Capaian IK yang bersatuan %, misalnya IK 6.g untuk EDOM.

• % Puas = persentase jawaban pada dua tingkat teratas.

• Kategori rata-rata: 3,26–4,00 Sangat Baik; 2,51–3,25 Baik; 1,76–2,50 Cukup; 1,00–1,75 Kurang.

• Isi laporan: tujuan, metode, tabel per aspek beserta grafik, hasil per unit/kelompok, rincian per butir, tiga butir dengan indeks terendah sebagai prioritas, tabel rencana tindak lanjut kosong untuk diisi unit, dan saran responden.

Tindak lanjut survei (pengendalian)

Saat survei berstatus Ditutup diolah menu 6, setiap aspek berkategori Cukup atau Kurang menjadi satu temuan tindak lanjut. Survei yang masih Dibuka belum menghasilkan temuan, karena hasilnya bisa berubah. Bila instrumen hanya punya satu bagian (mis. kepuasan pengguna lulusan), setiap butir diperlakukan sebagai aspek.

• Survei untuk satu unit → temuan masuk ke tab TL_Survei di file unit tahun aktif. Tab ini dipasang otomatis, termasuk di file unit lama.

• Survei tingkat PT (Unit ID kosong) → temuan masuk ke file Tindak Lanjut Survei PT, dibuat otomatis saat pertama diperlukan dan dicatat di _config. PIC diambil dari tab PIC_TL di LPM Master: isi Kode Instrumen, Nama PIC, dan Email PIC; kosongkan Aspek untuk semua aspek, atau isi nama aspek untuk PIC khusus. File dibagikan (akses edit) ke Email PIC, dan Google mengirim email undangan.

Unit atau PIC mengisi kolom kuning: Rencana Tindak Lanjut, PIC, Target Selesai, Status (Rencana, Proses, Selesai), dan Bukti (URL). Status Selesai ditetapkan unit atau PIC sendiri, dengan bukti. Menjalankan menu 6 lagi tidak menggandakan temuan dan tidak menimpa isian unit.

Efektivitas dinilai otomatis. Saat survei berikutnya dengan instrumen dan sasaran yang sama ditutup dan diolah, temuan lama mendapat Indeks Berikutnya dan label Efektif (aspek menjadi Baik atau Sangat Baik) atau Belum Efektif. Jalankan menu 4 agar semua temuan masuk ke REKAP_TL_SURVEI, Dashboard, dan Laporan Tinjauan Manajemen.

Hasil survei tingkat PT (gabungan survei unit)

QISSA membedakan dua jenis survei. Survei unit (Unit ID terisi) dijalankan per PS/UPPS, misalnya kepuasan mahasiswa. Survei tingkat PT (Unit ID kosong) memakai satu Form untuk seluruh PT, misalnya kepuasan pengguna lulusan. Survei kepuasan layanan unit kerja (BAA, perpustakaan, keuangan) memerlukan instrumen khusus yang belum tersedia di bank instrumen.

Di akhir menu 6, semua survei unit berstatus Ditutup pada Tahun Aktif digabung per instrumen dan per aspek:

• Penggabungan ditimbang menurut jumlah jawaban, sehingga unit dengan responden lebih banyak berpengaruh lebih besar. Rata-rata per unit (setiap unit berbobot sama) dicantumkan sebagai pembanding.

• Survei yang masih Dibuka tidak dihitung, tetapi jumlahnya disebutkan. Survei tingkat PT tidak ikut digabung.

• Hasilnya ditulis ke tab REKAP_SURVEI_PT: cakupan (unit tercakup dari unit aktif), responden, indeks, kategori, unit terendah dan tertinggi, serta jumlah unit berkategori Cukup/Kurang.

• Setiap instrumen mendapat Laporan Survei Tingkat PT (Google Docs) dengan tabel per aspek, perbandingan antarunit berwarna, dan daftar unit yang belum tercakup. Laporan ini dapat dipakai untuk akreditasi institusi.

• Aspek gabungan berkategori Cukup/Kurang menjadi temuan tindak lanjut tingkat PT (Survei ID GAB-tahun-instrumen) untuk PIC di tab PIC_TL, bila gabungan mencakup minimal dua unit. Contoh: PIC instrumen KM adalah Wakil Rektor bidang akademik.

Dashboard menampilkan indeks tingkat PT per instrumen, dan Laporan Tinjauan Manajemen memuat tabel hasil tingkat PT sebelum rincian per survei.

Catatan pemakaian

• EDOM dibuat satu Form per program studi per semester. Hasil dikelompokkan per dosen lewat isian Nama dosen pengampu, jadi minta mahasiswa menulis nama dosen sesuai daftar resmi.

• Tracer Study Ringkas melengkapi, bukan menggantikan, tracer study nasional. Kolom kontak atasan dipakai untuk menjaring responden Survei Kepuasan Pengguna Lulusan.

• Mengubah instrumen: ubah butir di tab Butir sebelum menjalankan menu 5. Form yang sudah dibuat tidak ikut berubah, sehingga data periode sebelumnya tetap sebanding dengan instrumennya sendiri.

• Validasi: instrumen ini adalah rancangan awal. Validasi isi oleh tim LPM atau pakar sebelum dipakai sebagai bukti akreditasi.