Panduan LPM

Setiap tahun PPEPP, LPM menjalankan menu QISSA kira-kira dalam urutan berikut. Semua menu bekerja untuk Tahun Aktif di tab _config. Menu 5, 5a, dan 6 (survei) dijelaskan di bagian Modul survei.

Menu QISSA	Kapan	Yang terjadi
1. Buat file PPEPP unit	Awal tahun PPEPP	Satu file dibuat untuk setiap unit aktif yang belum punya file tahun ini. File diisi IK sesuai tingkatnya, dokumen mutu, kriteria risiko, dan proteksi. PIC diberi akses editor, lalu file dicatat di File_Unit.
2. Kirim IK & Dokumen Mutu ke semua unit	Setiap kali IK, target, ambang, dokumen, atau kriteria risiko berubah	Kolom standar di setiap file unit disamakan dengan master, dicocokkan per Kode IK. Isian unit tidak dipindah atau dihapus. Kriteria_Risiko disalin ke Ref_Risiko unit; file unit lama dipasangi tab Risiko.
3. Mulai audit	Setelah unit selesai mengisi	Unit aktif yang belum punya baris di tab AMI disebutkan dan bisa ditambahkan. Untuk setiap baris yang belum punya file audit, data PPEPP dan register risiko unit disalin dan dibekukan, lalu auditor diberi akses editor. Baris yang dilewati disebutkan alasannya.
4. Tarik rekap dari semua unit	Kapan saja, atau dijadwalkan harian	Capaian per unit masuk ke REKAP, capaian per IK ke REKAP_IK, register risiko ke REKAP_RISIKO, dan jumlah temuan audit ikut direkap. URL Laporan AMI dicatat di tab AMI. Dashboard dan peta risiko terisi otomatis.
7. Usulkan risiko dari data	Setelah capaian terisi, audit, dan survei diolah	Risiko diusulkan dari IK Menyimpang, temuan KTS AMI, dan survei berkategori Cukup/Kurang, lalu ditulis ke tab Risiko unit berstatus Usulan. Usulan yang sudah pernah dibuat tidak diulang.
8. Buat Laporan Tinjauan Manajemen	Menjelang RTM, setelah menu 4	Google Docs bahan RTM: capaian per unit dan bidang (dengan grafik), IK paling banyak belum tercapai, hasil AMI, survei, profil risiko, rekomendasi, dan tabel keputusan rapat. Tautannya dicatat di tab Laporan.

Mengubah standar di tengah tahun

Menambah IK: tambahkan baris di tab IK dengan Kode IK baru, lalu jalankan menu 2. IK baru muncul di akhir tab PPEPP unit.
Menghentikan IK: ubah Status IK menjadi Nonaktif, jangan hapus barisnya. Di file unit, IK itu ditandai Dicabut dan isiannya tetap tersimpan.
Memindah tingkat IK (PS ↔ UPPS): ubah kolom Tingkat. IK itu ditandai Dicabut di unit lama dan ditambahkan di unit baru.
Jangan mengubah Kode IK yang sudah dikirim. Kode adalah kunci pencocokan isian unit, rekap, dan audit.

Tahun berikutnya

Ubah Tahun Aktif di _config, lalu jalankan menu 1. File tahun lalu tetap ada sebagai arsip dan tetap tercatat di File_Unit serta REKAP.

Jadwal otomatis

Menu Jadwalkan / hentikan tarik rekap harian menarik rekap setiap hari sekitar pukul 05.00–06.00 WIB. Jika jumlah unit banyak sehingga satu kali jalan melebihi batas waktu Google (sekitar 6 menit), sisanya dilanjutkan otomatis satu menit kemudian. Menu 1, 2, dan 3 juga berhenti dengan aman di batas waktu; jalankan ulang menu yang sama untuk melanjutkan.